EL
CONTROL INTERNO
El control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de
un sistema contable, el grado de fortaleza del control interno determinará si
existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados
financieros son confiables o no. Una debilidad importante del control
interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto
negativo dentro de la estructura de un sistema contable.
El mantener una adecuada estructura de control interno es
responsabilidad de la gerencia, la cual debe realizar las estimaciones
necesarias para asegurarse de que los beneficios esperados por la implantación
de los procedimientos de control, son superiores a los costos de estos
respectivos procedimientos. Los objetivos del control interno son proveer
a la gerencia de una seguridad razonable, pero no absoluta de que los activos
especialmente los valiosos y movibles, están protegidos contra pérdidas por el
uso o disposición no autorizado que las operaciones son realizadas con
autorización de la gerencia, y registradas adecuadamente para permitir la
elaboración de estados financieros de conformidad con las Normas
Internacionales de Contabilidad.
Las transacciones de la Entidad son reflejadas en los estados
financieros, a través del sistema contable que registra estas transacciones de
acuerdo con ciertas normas y procedimientos contables. En todo el proceso
de capturar, validar, procesar y emitir la información contable, está inherente
la necesidad de establecer controles internos de tal forma, que los estados
financieros tengan el grado de confianza necesario sobre lo que reflejan las
cifras.
Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto
de costo/beneficio. El postulado principal al establecer controles
internos, consiste en diseñar pautas de control cuyo beneficio supere el costo
de los mismos.
IMPORTANCIA Y OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO
El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa
la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es
importante por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la
manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino
también evalúa el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y
administrativos.
El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar
errores e irregularidades, la diferencia entre errores e irregularidades es la
intencionalidad del hecho; el término errores se refiere a errores u omisiones
no intencionales, las irregularidades se refieren a errores u omisiones
intencionales.
El sistema de control interno debe brindar una confianza razonable de
que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles
que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los estados
financieros. Con respecto a las irregularidades, el sistema de control
interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad
que se relacione con falsificación, fraude o colusión y aunque posiblemente los
montos no sean significativos con respecto a los estados financieros, es
importante que se eviten o estos sean descubiertos oportunamente, debido a que
tienen implicaciones sobre la correcta conducción de la entidad.
El procesamiento de transacciones es una función de los sistemas
contables que consiste en capturar, procesar, validar y emitir la información
financiera. El procesamiento de las transacciones dentro de las
corrientes de información contable incluye procesos y controles.
Los procesos son actividades que originan, cambian o transforman la
información, los controles sirven para verificar la exactitud de un proceso,
los procesos se diferencian de los controles porque los primeros no nos dejan
evidencia de que se han ejecutado correctamente.
Los controles pueden ser preventivos o de detección, esta clasificación
de los controles depende del momento en el cual se ejecuta el control con
relación al proceso. Los controles preventivos son aquellos que se ejecutan
antes de la ejecución de un proceso, ejemplos de controles preventivos son los
siguientes:
- El inventario que ingresa al almacén se recibe solamente con base en
autorizaciones y son contados e inspeccionados antes de ser ingresados al
sistema.
- Revisión y aprobación de los comprobantes de diario.
Los controles de detección se aplican durante o después de un proceso;
la eficiencia de los controles detectivos dependerá principalmente del
intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución del proceso y la ejecución
del control. Algunos ejemplos de controles de detección son los
siguientes:
- Reconciliaciones de cuentas de auxiliares versus mayor general
- Emisión de listados de excepciones
- Cuadre de totales débitos y créditos al grabar comprobantes contables
Los objetivos generales del control interno son los
siguientes:
- Custodia de los activos
- Captura y proceso de la información en forma completa y exacta
- La correcta conducción del negocio de acuerdo con las políticas de la
Empresa.
Los dos primeros objetivos generales nos conducen a objetivos
específicos del control, que son los siguientes:
- Integridad
- Existencia
- Exactitud
- Autorización
- Custodia
El objetivo referente a la conducción del negocio depende principalmente
de la actitud de la gerencia y tiene limitaciones para ser evaluado,
especialmente porque se refiere a la administración del negocio.
A continuación veremos los objetivos del control interno referentes a la
integridad, existencia y exactitud de la información, autorización de las
transacciones y custodia de los activos.
Integridad:
Los objetivos de integridad permiten asegurar que se registran todas las
transacciones en el período al cual corresponden. Las violaciones al
objetivo de integridad existen cuando al inicio de las transacciones o en el
procesamiento no se incluye toda la información. Los controles internos
de prenumeración de formularios o controles de totales de lotes apoyan el
objetivo de integridad.
Una violación de los controles internos de integridad para un proceso de
facturación, sería obviar el registro de las operaciones en forma cronológica.
Existencia:
Los objetivos de existencia permiten asegurar que sólo se registren
operaciones que afecten la identidad. El objetivo de existencia de los
controles internos minimiza el riesgo de que los registros contables contengan
información que no correspondan a transacciones reales de la entidad. Los
estados financieros deben reflejar solamente las operaciones o intercambios que
realmente hayan afectado una entidad. Bajo esta premisa podemos señalar,
por ejemplo, lo siguiente:
- Las cuentas por cobrar comerciales deben ser el resultado de
transacciones de venta efectivamente realizadas, de acuerdo con las Normas de
contabilidad aplicables a las operaciones correspondientes.
- Los cargos periódicos por depreciación deben corresponder a activos
que realmente existan y se hayan capitalizado adecuadamente, de acuerdo con
políticas y procedimientos adoptados por la gerencia.
- Los ingresos no operacionales corresponderán a operaciones diferentes
a las del giro principal de la Empresa.
Exactitud:
En todo intercambio o transacción, existe una consideración acerca de
las cantidades que se están trazando o traspasando. Cuando se adquiere un
activo, el valor inicial y aplicable para su registro es el costo del mismo o
costo histórico. En el caso específico del activo, el costo se refiere al
valor del activo individual más todos aquellos costos relacionados y necesarios
para ponerlo en funcionamiento. Bajo un sistema de control interno
adecuado, los registros contables deben ser anotados en los libros por el valor
que realmente representan.
El objetivo de exactitud establece que las operaciones deben registrarse
al valor que realmente se deriva de ellas.
Este objetivo es sumamente importante, ya que exige que las cifras sean
registradas en forma exacta. Debemos recordar que los estados financieros
no reflejan necesariamente una exactitud total de las cifras; por el contrario,
el término aplicable es el de razonabilidad de cifras. La exactitud es
indispensable que sea establecida en el momento en que se captura la
información fuente o se genere la transacción.
Un control de doble chequeo de cantidades y precio, por ejemplo, puede
ayudar a verificar la exactitud de una factura de un proveedor, a fin de
registrar el inventario y el pasivo correctamente.
Autorización:
Todas las transacciones llevadas a cabo en la Empresa tienen implícita
una autorización. Un sistema contable no puede procesar transacciones que
no se encuentren autorizadas por algún funcionario competente. Para el
procesamiento de la información, pueden existir distintos niveles de
autorización. Desde el punto de vista de un sistema manual, un objetivo
de autorización debe establecer límites al inicio, continuación o finalización
de una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos.
Las autorizaciones de un sistema contable deben establecerse como una
necesidad para sentar las bases de la confiabilidad del sistema como un todo.
Custodia:
Los objetivos de custodia se establecen para tratar de controlar el uso
o disposición no autorizado de los activos de la Empresa. Este objetivo
se cumple a través de dos tipos de controles:
- Controles de custodia física.
- Controles de existencia física
Los controles sobre la custodia física de los activos son diseñados para
prevenir o detectar el uso no autorizado de los activos durante el período en
el que se encuentran bajo custodia de un individuo o departamento,
especialmente interesa la custodia física de los activos valiosos y movibles
tales como el efectivo, inventario, cuentas por cobrar, vehículos, etc.
Cuando diseñamos procedimientos de control sobre la custodia física
debemos tomar en cuenta lo siguiente:
- Los activos que ingresan sólo se reciben con autorizaciones, son
contados e inspeccionados y asignada su responsabilidad a un individuo o
departamento en particular.
- Los activos que salen son contados e inspeccionados y se releva de la
responsabilidad de su custodia, al individuo o departamento al cual se le había
asignado esta responsabilidad.
Los controles sobre la existencia física están diseñados para detectar
si las cantidades o valores mantenidos en custodia coinciden con los registros.
Estos controles incluyen conteos periódicos de inventario u otros activos,
arqueos de fondos fijos, arqueos de facturas, etc.
Con respecto a los controles de custodias debemos tener presente que el
individuo o departamento que ejerza el control sobre la custodia física no
puede tener responsabilidades sobre los controles de los registros, por
ejemplo, el jefe de almacén no puede ser responsable de manejar el listado de
inventario y hacer ajustes al mismo.
